Центр персональной стоматологии Владимира Новикова, Москва

Интеграция МИС Инфодент и CRM Битрикс24 + внедрение BI-аналитики в стоматологической клинике

Меня зовут Александр Окин, генеральный директор и управляющий партнёр компании "Рокет Сервис". Мы занимаемся интеграцией различных медицинских информационных систем (Инфоклиника/Инфодент, iDent, DentalPro, ArchiMed+, Renovatio и многих других) и отраслевых CRM (Битрикс24, amoCRM) с последующим построением аналитики для клиники на базе нашего собственного сервиса. В этом кейсе я расскажу о работе с одним из самых известных авторских стоматологических центров в Москве.

Клиент: Центр персональной стоматологии Владимира Новикова, Москва

Ключевые показатели стоматологической клиники

• - авторская стоматологическая клиника Владимира Новикова
• - г.Москва, 13 кресел
• - 350+ кв.м.

Инфраструктура клиента

• - МИС Инфодент
• - CRM Битрикс24
• - телефония: виртуальная АТС + АТС Asterisk
• - WhatsApp на мобильном номере
• - Telegram на мобильном номере
• - Система лояльности LoyalMed

Задачи от клиента

1) автоматический импорт данных из МИС Инфодент в CRM Битрикс24:

• карточка пациента (контакты) - фамилия, имя, отчество, телефон(ы), e-mail, пол, дата рождения;
• список врачей в CRM Битрикс24;
• прайс-лист из МИС Инфодент в CRM Битрикс24: наименование позиций, коды услуг и пр.;
• приёмы по пациентам в виде карточек сделок в отдельной воронке с указанием врача, даты и времени приёма, позиций из прайс-листа, этапа приёма, общей суммы приёмы;
• соотнесение лидов с карточками пациентов· карточки приёмов (сделок) с указанием суммы, ответственного врача и перечня услуг (медицинских манипуляций) со стоимостью, указанной в МИС Инфодент
• автоматический импорт планов лечения в воронку куратора для прозрачности работы;
• разгрузить администраторов в части внесения данных пациентов и в МИСе, и в CRM

2) видеть все источники лидов - настроить перечень популярных каналов (источников обращений в клинику)

• настроить сквозную аналитику - базовую в Битрикс24, а также на уровне собранных дашбордов
• настроить сбор всех обращений в одном месте – CRM (заявки с сайта, виджетов на сайте, WhatsApp, Telegram, VK и пр.)
• сделать надстройку BI-аналитики для руководителей: акционеров (верхний уровень), управляющего клиникой, главного врача и директора по маркетингу
• автоматизировать коммуникации для различных этапов воронок лидов и сделок (триггерные рассылки до/после приёма и т.д.).

Итоги интеграции CRM с МИС Инфодент в стоматологической клинике

В результате интеграции, как писал выше, мы получаем все данные автоматически из МИС Инфодент в CRM Битрикс24.

1. Данные карточки клиента (пациента из МИС) – фамилию, имя, отчество, пол пациента, контактные данные (телефон, e-mail и пр), источник рекламы (указанный в МИС Инфодент) и ещё некоторые поля.

2. Все приёмы пациента с указанием врачей (специалистов), даты и времени приёма, а также всех оказанных услуг (медицинских манипуляций) со стоимостью. Всё это будет видно в раздел «Сделки» или в соответствующей вкладке в карточке пациента.

3. Сделки. В этом разделе мы видим все приёмы клиента (пациента) – как планируемые, так и завершённые. Мы с клиентом решили не менять названия этапов – пока сохранили их в том виде, как указаны в МИС Инфодент.

4. Все услуги со стоимостью из прайс-листа. Они указываются в сделках в виде позиций.

5. Лиды. Все обращения поступающие в клинику из различных каналов – телефония, заявки на сайте, чаты на сайте, whatsapp, telegram, vk и пр. Все они собираются на этапе «Не обработан». Если наш коннектор между МИС и CRM «увидит», что была создана сделка (оформлен приём пациента в МИС), то лид перейдёт в этап «Качественный лид» (оформление сделки).

6. Список врачей с указанием специализации для сбора данных по каждому из них.

7. Планы лечения в отдельной воронке. Клиника теперь не "забывает" пациентов и может контролировать их движение между различными специалистами.

Итоги внедрения BI-аналитики (дашбордов) в клинике

За два месяца мы сделали достаточно подробную систему отчётов, которым пользуются как руководители клиники, так и руководители отдельных направлений.

1. Отчёт по лидам и сделкам. В этом отчёте мы показываем количество обращений в клинику из разных каналов и их конверсию в запись, а также в повторные приёмы. Помимо этого, руководитель отдела маркетинга видит популярность различных каналов коммуникаций.

2. Дашборд по рекламным источникам. Здесь мы получаем данные из МИС Инфодент по источникам рекламы, из которых обращается пациент. Видим какой источник даёт наиболее платёжеспособных пациентов, а какой из источников менее эффективен.

3. Отчёт (BI-аналитика) по врачам. Показывает эффективность каждого из специалистов - количество оказанных услуг за период, имплатнаций и протезирований как отдельные показатели, которые влияют на общий результат клиники. Также Вы увидите топ врачей по выручке и среднему чеку. Очень удобный и важный отчёт для клиники - это глубина чека - количество услуг, которое указывает врач-стоматолог в каждом приёме. Данный отчёт помогает избежать фактов неуказания каких-либо услуг в чеке, которые реально были оказаны во время приёма.

Во втором блоке BI-аналитики по врачам показываем нормочасы по каждому врачу-стоматологу, а также данные по пациентам - количество первичных пациентов у специалостов и их возвращаемость.

4. BI-аналитика - общие показатели KPI стоматологической клиники. Очень важный блок для руководства и владельца. В этом отчёте для стоматологической клиники мы видим все основные показатели, на которые ориентируется владелец: выручка за период, количество оказанных услуг, визуализация разбивки специализаций стоматологов по деньгам, а также средний чек.

Остались вопросы по интеграции МИС и CRM или внедрению BI-аналитики?

Если у Вас есть задача по интеграции и цифровизации клиники - готовы обсудить проект (оставляйте заявки здесь). Наше преимущество - огромный опыт интеграции различных МИС и CRM, помноженный на опыт в управлении стоматологическом бизнесе.

Александр Окин, генеральный директор, совладелец rocketservice.ru, автор telegram-канала НЕстоматолог.